Hóa đơn điện tử đang ngày càng chứng tỏ được những tiện ích của mình so với hóa đơn giấy và dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong các giao dịch mua bán. Thế nhưng, không phải kế toán nào cũng nắm chắc những quy định về hóa đơn điện tử, nhất là trong giai đoạn chuyển đổi như hiện nay. Hóa đơn điện tử được sử dụng miễn phí khi nào? Mẫu hóa đơn điện tử đẹp và đạng dạng không ? Trường hợp nào doanh nghiệp bị ngừng cấp hóa đơn điện tử? Những câu hỏi trên sẽ được giải đáp thông qua bài viết sau đây giúp kế toán cập nhật các kiến thức về hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực miễn phí khi nào?
1. Doanh nghiệp thuộc diện vừa và nhỏ, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại khu vực vùng sâu vùng xa chưa có điều kiện phát triển, kinh tế xã hội còn nhiều khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
2. Tổ chức, doanh nghiệp vừa thành lập, mới khởi nghiệp trong thời gian ngắn; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh vừa chuyển đổi thành loại hình doanh nghiệp trong thời gian 12 tháng.
3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sở hữu doanh thu năm trước gần nhất từ 03 tỷ đồng trở lên thuộc các lĩnh vực lâm nghiệp, công nghiệp, thủy sản, xây dựng hoặc doanh thu năm trước gần nhất trên 10 tỷ đồng thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi áp dụng hóa đơn điện tử xác thực của cơ quan thuế theo quy định.
4. Doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa khác dựa trên đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW và quy định của Bộ tài chính (không tính những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh sản xuất tại đặc khu kinh tế, khu công nghiệp, công nghệ cao).
5. Một vài trường hợp cần khuyến khích, động viên sử dụng hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính đề xuất và quyết định.
Những doanh nghiệp không nằm trong những trường hợp nêu trên thì tiến hành nộp phí và sử dụng hóa đơn như bình thường. Cơ quan thuế có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy thác cho các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đạt tiêu chuẩn để cung cấp hóa đơn điện tử xác thực miễn phí cho những đối tượng trên.
Một số trường hợp bị cơ quan Thuế ngừng cấp hóa đơn điện tử (chi tiết tham khảo thêm Nghị định 119/2018/NĐ-CP):
Trường hợp 1: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế đã đến thời hạn chấm dứt hiệu lực của mã số thuế.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế, tổ chức khác bị cơ quan thuế tiến hành điều tra và xác minh rằng không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký với cơ quan thuế.
Trường hợp 3: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế, tổ chức khác có gửi thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh tới cơ quan thuế quản lý có thẩm quyền.
Tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa Những trường hợp nào phải khai, nộp hồ sơ khai thuế điện tử?
Trường hợp 4: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế, tổ chức khác bị cưỡng chế nợ thuế do đó bị thông báo ngừng cấp hóa đơn điện tử, ngừng sử dụng.
Trường hợp 5: Một số trường hợp đặc biệt khác theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính.
Nghị định 119 cũng nêu rõ, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế, tổ chức thuộc các trường hợp được nêu trên đây được chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực khi tiến hành gửi thông báo tiếp tục hoạt động kinh doanh tới cơ quan thuế, được khôi phục mã số thuế hoặc được xóa bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.
