Trong trường hợp không mong muốn hóa đơn điện tử lập có sai sót và cần phải điều chỉnh hóa đơn, các bên liên quan sẽ thực hiện lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử các doanh nghiệp cần phải nắm được các quy định để có thể tiến hành thực hiện được tốt nhất, trả lời được câu hỏi hóa đơn điện tử có cần đóng dấu đối với hóa đơn điều chỉnh hay không. Cùng tìm hiểu chi tiết những nội dung quan trọng trong biên bản này trong bài viết dưới đây.
Căn cứ tại Khoản 2, Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định cụ thể như sau:
“Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”
Theo nội dung quy định thì khi nười bán lập Biên bản điều chỉnh hoá đơn và Hoá đơn điện tử điều chỉnh cần lưu ý các nội dung sau:
-Thứ nhất: Ngày tháng năm lập Biên bản điều chỉnh: Phải trùng ngày với ngày xuất Hoá đơn điều chỉnh
– Thứ hai: Thông tin bên bán hàng và Thông tin bên mua hàng
– Thứ ba: Thông tin Hoá đơn được điều chỉnh và Hoá đơn xuất điều chỉnh yêu cầu bao gồm đầy đủ: Mẫu số hoá đơn – Ký hiệu hoá đơn – Số – Ngày ban hành
– Thứ tư: Nội dung điều chỉnh trên hoá đơn: Người bán ghi cụ thể nội dung sai trên hoá đơn cũ và nội dung mới được điều chỉnh lại. Các thông tin có thể được điều chỉnh bao gồm: Thông tin Người mua (Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ); Tên hàng hoá; Đơn vị tính; Đơn giá; Số tiền; Loại tiền tệ; Giá trị tiền bằng chữ…
Một lưu ý quan trong mà các doanh nghiệp cần lưu ý nữa đó là: Biên bản điều chỉnh cho Hoá đơn điện tử được ký điện tử giữa hai bên và lưu trữ dữ liệu điện tử. Việc này đảm bảo cả Biên bản cũng được bảo quản ở định dạng tốt nhất, kèm theo hoá đơn, tránh thất lạc, mất hỏng. Để thực hiện ký điện tử đồng thời, khi Người bán lập Hoá đơn điều chỉnh sẽ đính kèm Biên bản điều chỉnh bản word, ký số và gửi kèm theo cho khách hàng.
Trường hợp nào doanh nghiệp bị ngừng cấp hóa đơn điện tử?
Tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa
Ngoài ra, hiện tại theo Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về Điều chỉnh hoá đơn bao gồm cả Hoá đơn điện tử thì với các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Người bán có thể lựa chọn một trong hai cách để thực hiện đều được.
Việc phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn là điều cả bên bán và bên mua đều không muốn. Tuy nhiên, vì một lý do nào đó dẫn đến trường hợp hóa đơn có sai sót thì các doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để có thể thực hiện điều chỉnh tốt nhất.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được những nội dung quan trọng trong biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, những nội dung bắt buộc phải có và một số lưu ý giúp cho việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn được đúng theo quy định hiện hành của pháp luật.
